प्रिंटिंग और पैकेजिंग फैक्ट्री में “अंतिम किलोमीटर” पर सबसे आसानी से गड़बड़ी हो जाती है: ग्राहक द्वारा पुष्टि किए गए दस्तावेज़ का गलत वर्जन इस्तेमाल हो जाता है, प्लेटिंग के पैरामीटर सही होते हैं लेकिन दस्तावेज़ गलत होता है, और बड़ी मात्रा में सामान बर्बाद होने के बाद ही पता चलता है कि रंग का संस्करण असंगत है। इन समस्याओं का मूल कारण अक्सर मशीन नहीं होता, बल्कि मुद्रण के लिए तैयार दस्तावेज़ का संस्करण और उत्पादन निर्देशों के बीच का असंगतता होती है।
व्यवसाय का विभाजन: कोटेशन, दस्तावेज़, प्लेटिंग, प्रिंटिंग, बैक-ऑफिस, डिलीवरी
- ऑर्डर और प्रक्रिया: मुद्रण का सामान, आकार, रंगों की संख्या, सतह का उपचार, डिलीवरी का बैच
- दस्तावेज़ प्रबंधन: अपलोड, प्री-कंट्रोल, संशोधन, ग्राहक द्वारा सैंपल की पुष्टि (इलेक्ट्रॉनिक या भौतिक)
- प्लेटिंग और आउटपुट: प्लेटिंग योजना, आउटपुट फ़ाइल का हैश, CTP/डिजिटल निर्देश
- प्रिंटिंग और गुणवत्ता निरीक्षण: कटिंग, मशीन से गुजरना, नमूना लेना, रंग अंतर का रिकॉर्ड रखना
- बैक-ऑफिस और शिपमेंट: कटिंग और गोल्ड एम्बॉसिंग, संख्या गिनना, बॉक्सिंग, शिपमेंट डॉक्यूमेंट
वेब ड्राइव से दस्तावेज़ भेजना आसान लगता है, लेकिन घातक समस्या यह है कि एक ही नाम की फ़ाइल का ओवरराइट होना और मौखिक रूप से “नवीनतम का इस्तेमाल करने” की बात करना। उत्पादन के लिए फ़ाइल के नाम के बजाय, अपरिवर्तनीय फ़ाइल संस्करण नंबर से जुड़ा होना चाहिए।
डिज़ाइन: “सैंपल के संस्करण” को एकमात्र उत्पादन स्रोत माना जाता है
भूमिकाएँ: व्यवसाय, प्रिंटिंग प्री-प्रोडक्शन, उत्पादन योजना, मशीन ऑपरेटर, गुणवत्ता निरीक्षण, गोदाम प्रबंधन। प्रिंटिंग प्री-प्रोडक्शन दस्तावेज़ की प्री-कंट्रोल और संशोधन का जिम्मा लेता है; ग्राहक द्वारा सैंपल की पुष्टि के बाद संस्करण लॉक हो जाता है; योजना लॉक किए गए संस्करण के अनुसार मशीनों का शेड्यूल तैयार करती है; मशीन ऑपरेटर के लिए जारी किए गए निर्देश उसी संस्करण के आउटपुट पैकेज के लिए होते हैं। कोई भी संशोधन नए संस्करण का निर्माण करता है और पुराने आउटपुट को बर्बाद कर देता है।
- दस्तावेज़ के लिए आवश्यक जानकारी: संस्करण नंबर, प्री-कंट्रोल रिपोर्ट, सैंपल की स्थिति, फ़ाइल का हैश
- प्रक्रिया निर्देश: ऑर्डर लाइन के साथ जुड़ा हुआ, विशेष रंग/ब्लीड/रिज़ॉल्यूशन की आवश्यकताएँ शामिल हैं
- उत्पादन निर्देश: मशीन, सामग्री के बैच, आउटपुट पैकेज का संदर्भ
- बर्बादी का निर्देश: कारण कोड (फ़ाइल गलत/सेट-अप/रंग अंतर/बैक-ऑफिस), जिम्मेदारी वाली प्रक्रिया
विकास और अनुमोदन
अपलोड के लिए स्वचालित प्री-कंट्रोल: फ़ॉन्ट की कमी, रिज़ॉल्यूशन, ब्लीड, रंग स्पेस। अनुमोदन न होने पर सैंपल के लिए आगे नहीं बढ़ाया जा सकता। सैंपल के लिए किए गए कार्यों का सबूत रखा जाता है (समय, अकाउंट, टिप्पणी)। मशीनों के लिए जारी की गई फ़ाइल सिस्टम से निकाली जाती है, अन-रजिस्टर्ड वर्जन की निजी यू-डिस्क कॉपी पर प्रतिबंध लगाया जाता है।
अनुमोदन के मुख्य बिंदु:
- क्या पुराने संस्करण के सैंपल को अभी भी उत्पादन निर्देश द्वारा संदर्भित किया जा सकता है
- क्या संशोधन के बाद पुराने प्लेटिंग कार्य को स्वचालित रूप से रद्द कर दिया जाता है या चेतावनी दी जाती है
- क्या बर्बादी के कारणों को “फ़ाइल संस्करण गलत” के प्रतिशत में शामिल किया जा सकता है
- क्या तत्काल अतिरिक्त ऑर्डर ने लॉक किए गए सामग्री और मशीनों पर असर डाला है
- क्या ग्राहक द्वारा डाउनलोड किए गए पुष्टि दस्तावेज़ और उत्पादन के हैश के बीच संगतता है
प्रिंटिंग के डिजिटलीकरण का पहला नियम: बिना सैंपल के संस्करण नंबर के, प्रिंटिंग नहीं की जा सकती।
विफलता के मॉडल
व्यवसाय ग्रुप में अंतिम दस्तावेज़ प्राप्त करता है: प्री-कंट्रोल को छोड़कर सीधे प्रिंटिंग प्री-प्रोडक्शन को दे देता है, जिससे सिस्टम का काम बेअसर हो जाता है। एकमात्र अपलोड प्वाइंट को निर्धारित करना चाहिए। डिजिटल सैंपल और बड़े उत्पादों के रंग अंतर को लेकर झगड़ा होता है: सैंपल के प्रकार को अलग करना चाहिए (स्क्रीन सॉफ्ट सैंपल/डिजिटल सैंपल/मशीन पर सैंपल), अलग-अलग प्रभाव को प्रक्रिया में शामिल करना चाहिए। सामग्री के बदले में प्रक्रिया निर्देश नहीं बदला गया: कार्डबोर्ड के बदले में बदलाव का निर्देश जारी करना चाहिए, अन्यथा लागत और ताकत की जिम्मेदारी स्पष्ट नहीं होगी।
लाइव लॉन्च के बाद कैसे निर्धारित करें कि क्या यह प्रभावी है
पहले चरण में दस्तावेज़ के संस्करण लॉक और बर्बादी के कारणों को ठीक करना ही काफी है। चार हफ्तों तक निगरानी करें: गलत संस्करण के कारण होने वाली बर्बादी की संख्या, सैंपल के बाद संशोधन के लिए वापस भेजे गए दौरों की संख्या, सैंपल से मशीन तक की औसत प्रतीक्षा, ग्राहक शिकायतों में “गलत प्रिंटिंग की सामग्री” का प्रतिशत। गलत संस्करण के कारण होने वाली बर्बादी में नाटकीय गिरावट आई है, फिर उपकरणों को नेटवर्क से जोड़ने और स्वचालित उत्पादन योजना बनाने का काम शुरू करें।
प्लेटिंग और सामग्री योजना
प्लेटिंग योजना की पुष्टि के बाद सामग्री की आवश्यकता तैयार होती है (कागज़, स्याही, फ़िल्म), जिसके आधार पर गोदाम को लॉक किया जाता है। ग्राहक अस्थायी रूप से आकार बदलता है, तो बदलाव के लिए जरूरी है: पुरानी प्लेटिंग रद्द कर दी जाती है, सामग्री के उपयोग का नए से गणना की जाती है। तत्काल ऑर्डर डालते समय मशीनों के लिए असर का अंदाजा लगाया जाता है, जिसे योजना प्रमुख द्वारा पुष्टि करना चाहिए, न कि व्यवसाय द्वारा मौखिक रूप से बीच में बाधा डालना।
विशेष रंग और रंग कोड का प्रबंधन मुख्य डेटा में शामिल होता है, निर्देशों में रंग कोड का संदर्भ दिया जाता है, न कि मुक्त पाठ “विशेष लाल” का। आउटपुट पैकेज में ICC और विशेष रंग का विवरण शामिल होता है, मशीन की तरफ से पैकेज के अनुसार उत्पादन किया जाता है, जिससे मौखिक रंग के बारे में बात करने की आवश्यकता कम हो जाती है।
गुणवत्ता और ग्राहक के रंग का निरीक्षण
मशीन पर सैंपल की तस्वीर या रंग का डेटा निर्देश को वापस भेजता है, बड़े उत्पादों के नमूने की जांच एक ही मानक के अनुसार की जाती है। रंग अंतर के ऊपर निर्धारित सीमा से अधिक होने पर मशीन रोकने का कार्य शुरू होता है, गुणवत्ता के हस्ताक्षर के बाद ही प्रिंटिंग जारी रखी जा सकती है। ग्राहक के सैंपल के लिए मौजूद लोगों का रिकॉर्ड और सैंपल के नंबर को रिकॉर्ड करना चाहिए, ताकि बाद में विवादों को रिकॉर्ड किया जा सके।
डिलीवरी की संख्या और बॉक्सिंग की तस्वीर को शिपमेंट डॉक्यूमेंट से जोड़ा जाता है; कमी के दावे के लिए पहले बॉक्सिंग के सबूत को देखा जाता है, फिर परिवहन की जिम्मेदारी पर बात की जाती है। पहले चरण में “संस्करण लॉक + बर्बादी के कारणों का निर्धारण + सैंपल के सबूत” को कठोर बनाया जाता है, उपकरणों के OEE को बाद में बनाया जा सकता है।
बाहरी सहयोग की प्रक्रिया
गोल्ड एम्बॉसिंग, विशेष सतह का उपचार यदि बाहरी सहयोग से किया जाता है, तो निर्देश में बाहरी सहयोग के कार्यों को अलग कर दिया जाता है: भेजना, वापस लेना, गुणवत्ता निरीक्षण। बाहरी सहयोग के लिए डिलीवरी के लिए स्कैन करना चाहिए, देरी होने पर स्वचालित रूप से जल्दी करने का अनुरोध भेजा जाता है। बाहरी सहयोग की गुणवत्ता के कारणों को बाहरी सहयोग के कार्यों के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है, न कि सामान्य रूप से “बैक-ऑफिस में बर्बादी” के रूप में। फ़ाइल के संस्करण को भी बाहरी सहयोग के साथ भेजना चाहिए, ताकि बाहरी सहयोग अभी भी पुराने गोल्ड एम्बॉसिंग के दस्तावेज़ का इस्तेमाल न करे।
स्टॉक के कागज़ को रोल/लॉट के अनुसार प्रबंधित किया जाता है, जिससे लेने के निर्देश और निर्देशों के बीच जुड़ाव बनाया जाता है; बचे हुए कागज़ को वापस लेने के लिए उपयोगी लंबाई का रिकॉर्ड रखा जाता है, जिससे “गोदाम में कागज़ है लेकिन उपयोग के लिए उपयुक्त रोल नहीं मिल रहा” जैसी समस्या कम हो जाती है।
ग्राहक के बारे में अक्सर होने वाले छोटे संशोधनों के लिए “संशोधन के दौरों का पैकेज” को ऑर्डर स्तर पर बाध्य करना चाहिए; अतिरिक्त दौरों के लिए स्वचालित रूप से अतिरिक्त कोटेशन तैयार किया जाता है, जिससे प्रिंटिंग प्री-प्रोडक्शन के अनावश्यक संशोधनों के कारण व्यवसाय के अवकाश का अतिरिक्त दबाव कम हो जाता है।
लागत और कोटेशन को वापस लिखना
वास्तविक लेने के निर्देश और कार्यों के अनुसार ऑर्डर की लागत को वापस लिखना, और कोटेशन के सकल लाभ के साथ तुलना करना। अतिरिक्त खपत के कारणों को निर्धारित करना: अनुमानित मात्रा का अनुचित उत्पादन, संशोधन के लिए अतिरिक्त स्याही का इस्तेमाल, मशीन के नुकसान। व्यवसाय के लिए यह लाभ का चेतावनी संकेत है, न कि वर्कशॉप के शब्दों का एक गुच्छा। लंबे समय तक इसी तरह के कोटेशन के टेम्पलेट को अनुकूलित करने से अनुमान लगाने की तुलना में अधिक विश्वसनीय निर्णय लिया जा सकता है।
डिलीवरी और बैलेंस का निर्धारण
बैच वार डिलीवरी के लिए हर बैच को निर्देश और शिपमेंट डॉक्यूमेंट से जोड़ा जाता है, ग्राहक द्वारा सैंपल की पुष्टि के बाद ही बिल जारी करने का अनुरोध किया जा सकता है। कमी के लिए पहले बॉक्सिंग की तस्वीर और आउटपुट की संख्या को जांचना चाहिए। मासिक बैलेंस के लिए ग्राहक के लिए ऑर्डर लाइन के अनुसार जमा की गई मात्रा का अनुमान लगाया जाता है, जिससे वित्तीय विभाग के “लगभग कुछ लाख” के अनुमान को रोका जाता है।
सैंपल ऑर्डर और बड़े उत्पादों के ऑर्डर को अलग-अलग नंबर दिए जाते हैं, सैंपल की पुष्टि अपने आप बड़े उत्पादों के सैंपल के रूप में नहीं बदलती, जब तक ग्राहक स्पष्ट रूप से नहीं कहता है “सैंपल ही बड़े उत्पादों की पुष्टि है”। यह नियम बड़ी मात्रा में गलत संस्करण की समस्या को दूर कर सकता है।
वर्कशॉप के बोर्ड पर केवल वर्तमान मशीन के निर्देश के संस्करण के अंतिम छह अंक और डिलीवरी के दिन का निर्देश दिखाया जाता है, जिससे पुराने U-डिस्क का गलत उपयोग कम हो जाता है। यदि U-डिस्क कॉपी अभी भी मौजूद है, तो उसे भी सिस्टम से निकालना चाहिए और फ़ाइल के नाम में संस्करण का हैश लिखना चाहिए।
इको-फ्रेंडली स्याही और खतरनाक अपशिष्ट के रिकॉर्ड को निर्देश के साथ जोड़ना चाहिए, जिससे ऑडिट के लिए आसानी से जांच की जा सके। पहले चरण में EHS को पूरी तरह से लागू करने की जरूरत नहीं है, लेकिन खतरनाक अपशिष्ट के बाहर निकालने के लिए छोटी किताब का इस्तेमाल नहीं करना चाहिए।
कागज़ और स्याही के बड़े बदलाव के लिए मशीन को रोककर निरीक्षण करना चाहिए और निर्देशों में घटना का रिकॉर्ड रखना चाहिए, जिससे गुणवत्ता के पीछे जाने की आसानी हो जाती है। ग्राहक द्वारा ग्रुप में भेजे गए “एक और थोड़ा संशोधन” को सिस्टम के संशोधन के इनलेट तक ही निर्देशित करना चाहिए, ग्राहक सेवा के शब्दों को एक समान बनाना चाहिए, जिससे बाहरी दस्तावेज़ का इस्तेमाल कम हो जाता है।
तैयार उत्पादों के गोदाम को ऑर्डर के बैच के अनुसार रखा जाता है, शिपमेंट के लिए स्कैन करना चाहिए, जिससे गलत शिपमेंट की समस्या कम हो जाती है। गोदाम में अतिरिक्त स्टॉक के लिए व्यवसाय को ग्राहक को जल्दी बुलाने का अनुरोध करना चाहिए, जिससे गोदाम में जगह बचाई जा सके।