Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. hat für Kunden von XYN Tech die „Mingyi‑App für Vor-Ort‑Dienste“ geliefert, um lokale Lebensdienste im Bereich der Terminvereinbarung für Vor-Ort‑Serviceleistungen sowie der Auftragsabwicklung durch die Techniker zu realisieren. Schwerpunkte sind die Auftragserteilung, die Annahme durch die Techniker, die Positionsverfolgung sowie die Bewertung und Abrechnung. Das Projekt verfolgt nicht das Ziel, möglichst viele Funktionen zusammenzustellen, sondern legt zunächst klar fest, welche geschäftlichen Objekte überprüfbar sind, wie sich deren Zustände weiterentwickeln und wo die jeweiligen Zugriffsrechte liegen; erst danach wird ein System entwickelt, das einsatzbereit und betriebsfähig ist.
Hintergrund und Problemstellung des Projekts
Bei den Kunden von XYN Tech ergeben sich bei der Terminvereinbarung für Vor-Ort‑Dienste und der Durchführung der Aufträge folgende Hauptprobleme: Die Planung, Zuweisung und Abwicklung erfolgen per Telefon und in Form von Tabellen; der Prozess ist intransparent, und es fällt schwer, Wiederholungskäufe sowie Kundenbewertungen nachhaltig zu erfassen. Die fortgesetzte Nutzung von Tabellen, Instant‑Messaging‑Tools und Papierunterlagen erschwert sowohl die Skalierung der Abläufe als auch die Erfassung von Prozessdaten, die für eine spätere Analyse nützlich wären. Mit der Entwicklung der „Mingyi‑App für Vor-Ort‑Dienste“ soll ein einheitlicher Geschäfts‑Einstiegspunkt geschaffen werden: Materialien und Aufgaben können versioniert dokumentiert, der Fortschritt abgefragt und die Verantwortlichkeit nachvollziehbar gemacht werden.
Ziele der Umsetzung
Für die Frontline: Die Distanz zwischen der Auftragserteilung und der Annahme durch den Techniker soll verkürzt werden, um wiederholte Erklärungen und den ständigen Rücklauf zusätzlicher Unterlagen zu reduzieren. Für das Management: Die Positionsverfolgung sowie der Fortschritt bei Bewertung und Abrechnung sollen nach Organisation, Zeit und Status einsehbar sein; bei Besprechungen und der Überwachung können direkt die Systemdaten herangezogen werden. Im Rahmen der externen Service‑Module werden gleichzeitig mobile Zugänglichkeit und Nachrichtenbenachrichtigungen berücksichtigt, um Fehler und Fristüberschreitungen zu verringern.
Lösungskompetenz und Geschäftsabläufe
Das System wird in Form eines lokalen Lebensdienstes bereitgestellt. Die Informationsarchitektur orientiert sich an den tatsächlich bearbeiteten Objekten der „Mingyi‑App für Vor-Ort‑Dienste“: Zunächst wird der Hauptpfad von der Auftragserteilung bis zur Annahme durch den Techniker geknüpft, anschließend werden die Bereiche Positionsverfolgung, Bewertung und Abrechnung sowie statistische Analysen ausgebaut. Feldvalidierung, Rollen‑ und Rechtevergabe sowie die Protokollierung aller Vorgänge werden bereits in der Entwurfsphase integriert, um nachträgliche Anpassungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu vermeiden; bei der Anbindung bestehender Systeme sind Schnittstellen vorzusehen, um zusätzliche Umbaukosten zu minimieren.
| Dimensionen | Ziele/Eigenschaften | Erläuterungen |
|---|---|---|
| Formen | APP | Die Lieferform ist klar definiert und erleichtert die Inbetriebnahme und den Betrieb (APP) |
| Szenarien | Vor-Ort‑Dienste | Die Lieferung erfolgt entsprechend realen Geschäftsszenarien (Vor-Ort‑Dienste) |
| Geschlossene Kreisläufe | Auftragserteilung und -erfüllung | Abschluss des Prozesses mit Rückmeldungen, sodass die Ergebnisse nachverfolgt werden können |
Schlüsselprozesse
Nach dem Einloggen in das System führen die Nutzer die jeweiligen geschäftlichen Schritte aus: Registrierung bzw. Auswahl der Produkte, Einreichung von Materialien oder Aufgaben, Prüfung oder Bearbeitung der Auftragsausführung sowie Rückmeldung über das Ergebnis und die Archivierung. An wichtigen Punkten können To‑Do‑Listen und Erinnerungen konfiguriert werden; auf der Managementseite erfolgt eine Zusammenfassung nach Zeit, Status und Organisation, um die Leistungsbewertung und die Nachanalyse zu unterstützen. Die Inbetriebnahme umfasst die Bestätigung der Anforderungen, die Erstellung eines Prototyps, die Bereitstellung, Schulungen sowie die Reaktion auf auftretende Probleme; die Stammdaten werden vom Kunden selbst betrieben und gepflegt, während XYN Tech für die Behebung von Fehlern und kleinere Anpassungen sorgt.
Ergebnisse der Umsetzung
Nach der Inbetriebnahme können die Kunden von XYN Tech im Bereich der Terminvereinbarung für Vor-Ort‑Dienste sowie der Auftragsabwicklung online zusammenarbeiten und den Prozess transparent verfolgen; so entsteht ein geschlossener Kreislauf von Termin‑, Ausführungs‑ und Bewertungsphasen, und die Abstimmung zwischen Angebot und Nachfrage wird effizienter. Entlang der Hauptpfade – etwa der Auftragserteilung und der Annahme durch die Techniker – werden die Rückmeldungen der Frontline deutlicher, und das Management kann den Prozess entsprechend dem aktuellen Status analysieren. Künftig lassen sich Berichte, Benachrichtigungen oder offene Schnittstellen je nach geschäftlichen Anforderungen erweitern, wodurch bestehende Investitionen geschützt werden.
Relevante Zugänge zum Projekt: Sie werden kontinuierlich vom Kunden genutzt und betrieben.