Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. передала Китайскому центру текстильной информации систему подачи заявок на премию «За вклад», предназначенную для оформления и рассмотрения заявок на премию в текстильной отрасли; основное внимание уделено регистрации предприятий, подаче документов, процессу согласования и проверке результатов. Ссылка на проект — gxj.ctic.org.cn. Основная цель проекта — не просто насытить систему функциями, а сначала чётко структурировать проверяемые бизнес‑объекты, схему переходов состояний и границы прав доступа, после чего создать систему, готовую к запуску и эксплуатации.
Предпосылки и проблемы проекта
В ходе продвижения процедуры подачи и рассмотрения заявок на премию «За вклад» в текстильной отрасли главной проблемой Китайского центра текстильной информации является: бумажный документооборот, сложность отслеживания хода рассмотрения, высокие затраты на коммуникацию между предприятиями и компетентными органами. Продолжение использования таблиц, мгновенных сообщений и бумажных носителей не позволяет эффективно масштабировать процессы и накапливать данные, пригодные для анализа и повторного использования. Создание системы подачи заявок на премию «За вклад» направлено на формирование единого бизнес‑портала: возможность фиксации версий документов и задач, отслеживание прогресса, прослеживаемость ответственности.
Цели проекта
Для первичного звена: сокращение пути от регистрации предприятия до подачи документов, уменьшение необходимости многократных разъяснений и повторных доработок; для управленческого уровня: возможность просмотра хода согласования и результатов по организации, времени и статусу, а также использование данных системы для проведения планёрок и оперативного контроля. При разработке внешнего сервисного модуля одновременно учитываются мобильные возможности и доставка уведомлений, чтобы минимизировать случаи пропуска или просрочки.
Возможности решения и бизнес‑процесс
Система предоставляется в форме системы подачи заявок. Информационная архитектура выстроена вокруг реальных объектов, с которыми предстоит работать в рамках системы подачи заявок на премию «За вклад»: сначала налаживается основной путь — регистрация предприятия и подача документов, затем расширяются возможности по согласованию, проверке результатов и статистическому анализу. Проверка полей, права ролей и запись действий включаются уже на этапе проектирования, чтобы избежать доработок по соблюдению норм после запуска; при интеграции с существующими системами предусматриваются соответствующие интерфейсы, что снижает затраты на вторичную модернизацию.
| По различным аспектам | Цели/характеристики | Пояснения |
|---|---|---|
| Порядок подачи заявок | Онлайн | Предприятия могут подавать документы, вносить исправления и отслеживать ход обработки онлайн |
| Обслуживаемые лица | Предприятия отрасли | Целевые пользователи услуги, единый вход |
| Процесс согласования | Многоступенчатый | Регулирование доступа и передача полномочий, с возможностью последующего контроля за ходом процесса |
Ключевой маршрут обработки
После входа в систему пользователь выполняет необходимые действия: регистрируется/выбирает продукцию, подаёт документы или задания, проходит процедуру согласования или выполнения обязательств, получает обратную связь по результатам и осуществляет архивный поиск. На ключевых этапах можно настраивать напоминания и задачи; управленческий уровень может сводить данные по времени, статусу и организации, что помогает в оценке и анализе. При выпуске в эксплуатацию включаются подтверждение требований, прототип, развертывание, обучение и оперативное реагирование на возникающие проблемы; основные данные обслуживает клиентская сторона, а компания Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. отвечает за устранение дефектов и внедрение небольших улучшений.
Результаты внедрения
После запуска Китайский центр текстильной информации добился онлайн‑сотрудничества и прозрачности процессов в сфере подачи и рассмотрения заявок на премию «За вклад»: документы собираются онлайн, статус рассмотрения отслеживается, количество переписок по вопросам дополнительных материалов заметно сократилось. По ключевым направлениям — регистрации предприятий, подаче документов — обратная связь от первичного звена стала более чёткой, а управленческий уровень получил возможность проводить анализ по статусу. В дальнейшем возможно расширение отчётов, уведомлений или открытие интерфейсов в зависимости от изменений в бизнес‑процессах, что позволит сохранить инвестиции в существующую инфраструктуру.
Ссылка на проект: https://gxj.ctic.org.cn.