XYN Tech ha consegnato a il Centro Cinese per le Informazioni Tessili il «Sistema di Presentazione per la Fiera Digitale», sviluppando una piattaforma dedicata alle candidature degli stand e alle procedure di partecipazione, con particolare attenzione alla gestione delle domande di stand, alla verifica dei requisiti, all’archiviazione dei documenti e alla notifica degli aggiornamenti; l’accesso al progetto è disponibile su yszdb.wtmc.org.cn. L’obiettivo non è semplicemente accumulare funzionalità, ma definire in modo chiaro gli oggetti aziendali verificabili, i flussi di stato e i confini di autorizzazione, per poi realizzare un sistema pronto all’implementazione e all’operatività.
Contesto e problematiche del progetto
Nel corso dell’avanzamento delle candidature agli stand e delle procedure di partecipazione alla fiera digitale, il Centro Cinese per le Informazioni Tessili si è trovato ad affrontare principali difficoltà: la circolazione offline dei documenti di candidatura e la difficile tracciabilità dei progressi delle verifiche, oltre all’elevato costo di comunicazione tra imprese e autorità competenti. Continuare a utilizzare fogli di calcolo, messaggistica istantanea e documenti cartacei rende impossibile sostenere processi su larga scala e non consente di raccogliere dati utili per analisi retrospettive. La realizzazione del «Sistema di Presentazione per la Fiera Digitale» mira a creare un’unica interfaccia operativa: i documenti e le attività saranno registrati in versione, i progressi consultabili e le responsabilità rintracciabili.
Obiettivi di sviluppo
Per il personale operativo: accorciare il percorso dalla richiesta dello stand alla verifica dei requisiti, riducendo le spiegazioni ripetute e i continui invii di documenti supplementari; per la direzione: consentire la visualizzazione, secondo organizzazione, tempo e stato, dell’avanzamento dell’archiviazione dei documenti e delle notifiche, utilizzando direttamente i dati del sistema nelle riunioni e nei controlli di avanzamento. Il modulo di servizio esterno tiene conto anche dell’accessibilità da mobile e della diffusione delle notifiche, riducendo così il rischio di omissioni o ritardi.
Capacità della soluzione e percorsi operativi
Il sistema viene consegnato nella forma di un’applicazione dedicata alla presentazione. L’architettura informativa è stata progettata attorno agli oggetti reali trattati dal «Sistema di Presentazione per la Fiera Digitale»: innanzitutto sono stati collegati i flussi principali della richiesta dello stand e della verifica dei requisiti, per poi estendere le funzionalità all’archiviazione dei documenti, alla notifica degli aggiornamenti e all’analisi statistica. Verifiche sui campi, autorizzazioni basate sui ruoli e registrazione delle operazioni sono state integrate già in fase di progettazione, evitando di dover aggiungere tali capacità dopo la messa in produzione; quando è necessario integrare sistemi preesistenti, sono stati predisposti appositi punti di interfaccia, riducendo i costi di ulteriori modifiche.
| Dimensioni | Obiettivi/Caratteristiche | Spiegazione |
|---|---|---|
| Candidatura alla fiera | Online | Gestione online dei documenti relativi allo stand e alla partecipazione |
| Gestione dello stand | Digitalizzazione | Digitalizzazione delle informazioni sugli stand, con stato tracciabile |
| Verifica dei documenti | Multilivello | Coordinamento multilivello delle verifiche, riducendo le comunicazioni ripetute |
Percorsi chiave di gestione
Una volta entrati nel sistema, gli utenti procedono, in base all’attività, alla registrazione/selezione dei prodotti, all’invio dei documenti o delle task, all’esame o all’esecuzione degli obblighi, fino al feedback sui risultati e alla consultazione dell’archivio. I nodi critici possono essere configurati con attività in sospeso e promemoria; dal lato amministrativo, è possibile aggregare i dati per tempo, stato e organizzazione, facilitando valutazioni e analisi retrospettive. La consegna finale include la conferma dei requisiti, la prototipazione, la distribuzione, la formazione e la gestione delle eventuali criticità; i dati anagrafici sono gestiti e mantenuti dal cliente, mentre XYN Tech si occupa della correzione dei difetti e delle piccole iterazioni richieste.
Risultati concreti ottenuti
Dopo l’entrata in funzione, il Centro Cinese per le Informazioni Tessili ha raggiunto una collaborazione online e una maggiore trasparenza nei processi relativi agli stand e alle candidature alla fiera digitale: i documenti di candidatura vengono raccolti in formato digitale, lo stato delle verifiche è tracciabile e le comunicazioni riguardo ai documenti da integrare o correggere sono nettamente diminuite. Lungo i percorsi principali, come la richiesta dello stand e la verifica dei requisiti, i feedback provenienti dal personale operativo risultano più chiari, mentre la direzione può effettuare analisi retrospettive in base allo stato. In futuro, sarà possibile ampliare il sistema con report personalizzati, notifiche mirate o interfacce aperte, tutelando gli investimenti già effettuati.
Link correlati al progetto: https://yszdb.wtmc.org.cn.