Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. передала «Систему подачи заявок на участие в онлайн‑выставке» Китайскому центру текстильной информации, создавая систему для оформления стендов и подачи заявок на участие в онлайн‑выставке; основное внимание уделено оформлению заявок на стенды, проверке квалификационных документов, архивированию материалов и оперативному информированию. Ссылка на вход в проект — yszdb.wtmc.org.cn. Цель проекта — не просто насытить систему функциями, а сначала чётко структурировать проверяемые бизнес‑объекты, схемы переходов состояний и границы прав доступа, после чего внедрить систему, готовую к запуску и эксплуатации.
Контекст и проблемы проекта
В ходе продвижения процессов подачи заявок на участие в онлайн‑выставке и оформления стендов Китайский центр текстильной информации сталкивается с главной проблемой: документы передаются офлайн, трудно отслеживать ход рассмотрения, а затраты на взаимодействие между предприятиями и компетентными органами остаются высокими. Продолжение использования таблиц, мессенджеров и бумажных документов не позволяет эффективно обрабатывать заявки в масштабе и накапливать данные о процессах, которые можно было бы проанализировать. Создание «Системы подачи заявок на участие в онлайн‑выставке» направлено на формирование единого бизнес‑портала: материалы и задачи сохраняют версии, можно отслеживать прогресс, а ответственность — прослеживать.
Цели проекта
Для первичного звена: сократить путь от подачи заявки на стенд до проверки квалификации, уменьшить необходимость повторных разъяснений и многократных дополнений документов; для руководства: по организационным структурам, временным интервалам и состояниям отслеживать ход архивирования документов и информирования, а также использовать данные системы для проведения совещаний и контроля исполнения. В модуле внешнего обслуживания одновременно учитываются мобильные возможности и оперативное уведомление, чтобы снизить вероятность пропусков и задержек.
Возможности решения и бизнес‑процессы
Система предоставляется в форме системы подачи заявок. Информационная архитектура выстроена вокруг реальных объектов, с которыми приходится иметь дело в рамках «Системы подачи заявок на участие в онлайн‑выставке»: сначала объединены основные пути — подача заявки на стенд и проверка квалификации, затем расширены функции архивирования документов, информирования и статистического анализа. Проверка полей, права ролей и фиксация действий были учтены на этапе проектирования, чтобы избежать необходимости доработки соответствия после запуска; при интеграции с существующими системами предусмотрены интерфейсы, что снижает затраты на вторичную модернизацию.
| Размеры | Цели/характеристики | Пояснения |
|---|---|---|
| Подача заявок на выставку | Онлайн | Онлайн‑обработка документов для стенда и участия |
| Управление стендами | Цифровизация | Цифровизация информации о стендах, возможность отслеживания их состояния |
| Проверка документов | Многоуровневая | Согласованность многоуровневых проверок, сокращение повторных переговоров |
Ключевые этапы обработки
После входа в систему пользователи выполняют регистрацию/выбор товаров, подачу документов или задач, проходят процедуры проверки или выполнения обязательств, получают обратную связь по результатам и осуществляют поиск архивированных данных. На ключевых этапах можно настраивать напоминания и задачи; на стороне управления — сводные отчёты по времени, состоянию и организационным структурам, что помогает в оценке и анализе. При запуске включены подтверждение требований, прототип, развертывание, обучение и оперативное реагирование на возникающие проблемы; основные данные поддерживаются и обновляются самим заказчиком, а компания Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. отвечает за устранение дефектов и реализацию небольших доработок.
Результаты внедрения
После запуска Китайский центр текстильной информации добился онлайн‑сотрудничества и прозрачности процессов в сфере оформления стендов и подачи заявок на участие в онлайн‑выставке: документы собираются в электронном виде, состояние проверок отслеживается, а количество переписок по вопросам дополнений заметно сократилось. По основным направлениям — подача заявок на стенды, проверка квалификации — отзывы первичного звена стали более чёткими, а руководство может проводить анализ по состоянию. В дальнейшем возможно расширение отчётов, уведомлений или открытие интерфейсов в зависимости от изменений в бизнес‑процессах, что позволит защитить уже сделанные инвестиции.
Ссылка на проект: https://yszdb.wtmc.org.cn.