XYN Tech dostarczył Chińskiemu Ośrodowi Informacji Tekstylnych „System Deklaracyjny Kēqiáo Youxuan”, tworząc system dedykowany do gromadzenia i zgłaszania produktów „Kēqiáo Youxuan”, z naciskiem na realizację funkcji takich jak deklaracja kategorii, przesyłanie załączników, śledzenie postępów oraz koordynacja procesów oceny; dostęp do projektu znajduje się pod adresem kqyx.wtmc.org.cn. Projekt nie polega na nagromadzeniu wielu funkcjonalności, lecz na dokładnym uporządkowaniu weryfikowalnych obiektów biznesowych, przebiegu stanów oraz granic uprawnień, by następnie stworzyć system gotowy do uruchomienia i prowadzenia operacyjnego.
Kontekst i problemy projektu
W procesie zbierania i zgłaszania produktów „Kēqiáo Youxuan” Chiński Ośrodek Informacji Tekstylnych napotyka główne trudności: dokumentacja deklaracyjna przepływa offline, a postępy w sprawdzaniu są trudne do śledzenia, co powoduje wysokie koszty komunikacji między przedsiębiorstwami a organami administracyjnymi. Dalsze korzystanie z tabel, komunikatorów internetowych i papierowych dokumentów uniemożliwia obsługę w skali masowej oraz utrwalenie danych procesowych, które można by później analizować. Budowa „Systemu Deklaracyjnego Kēqiáo Youxuan” ma na celu stworzenie jednolitego punktu wejścia do obsługi: możliwość rejestrowania wersji dokumentów i zadań, śledzenie postępów oraz rozliczanie odpowiedzialności.
Cele budowy
Dla linii frontowej: skrócenie drogi od deklaracji kategorii po przesyłanie załączników, ograniczenie potrzeby wielokrotnego tłumaczenia i powtarzania uzupełniania dokumentów; dla strony zarządzającej: możliwość przeglądania postępów i koordynacji ocen według organizacji, czasu i stanu, a także bezpośrednie wykorzystanie danych systemowych podczas spotkań i nadzoru. Moduł usług zewnętrznych uwzględnia również dostępność mobilną i dotarcie wiadomości, aby zmniejszyć ryzyko pominięcia czynności lub przekroczenia terminów.
Możliwości rozwiązania i ścieżki biznesowe
System zostanie dostarczony w formie systemu deklaracyjnego. Architektura informacyjna została zaprojektowana w oparciu o rzeczywiste obiekty procesu „Systemu Deklaracyjnego Kēqiáo Youxuan”: najpierw połączone zostały główne ścieżki deklaracji kategorii i przesyłania załączników, a następnie rozwinięto funkcje śledzenia postępów, koordynacji ocen oraz analiz statystycznych. Weryfikacja pól, uprawnienia użytkowników i rejestry operacji zostały uwzględnione już na etapie projektowania, aby uniknąć konieczności doposażania systemu w późniejszym okresie; przy integracji z istniejącymi systemami pozostawiono odpowiednie interfejsy, aby ograniczyć koszty drugorzędnych modernizacji.
| wymiar | cele/czynniki | objaśnienie |
|---|---|---|
| deklaracja kategorii | preferencje | zgłaszanie zgodnie z zasadami poszczególnych kategorii, redukcja błędów i zwrotów |
| usługi regionalne | Kēqiáo | dostosowanie do lokalnych zasad biznesowych i tempa operacyjnego |
| zarządzanie dokumentami | online | zarządzanie załącznikami online, możliwość śledzenia wersji |
Kluczowe ścieżki realizacji
Po wejściu do systemu użytkownicy wykonują kolejno następujące czynności: rejestracja/wybór produktów, przesyłanie dokumentów lub zadań, ich ocena lub realizacja, a następnie odbiór wyników i dostęp do archiwum. W kluczowych punktach możliwe jest konfigurowanie zadań do wykonania i powiadomień; strona zarządzająca może dokonywać podsumowań według czasu, stanu i organizacji, wspierając ocenę i analizę po fakcie. Dostawa po uruchomieniu obejmuje potwierdzenie wymagań, prototyp, wdrożenie, szkolenia oraz reagowanie na ewentualne problemy; dane podstawowe są obsługiwane i utrzymywane przez stronę klienta, natomiast XYN Tech odpowiada za naprawę błędów i wprowadzanie małych poprawek.
Efekty wdrożenia
Po uruchomieniu systemu Chiński Ośrodek Informacji Tekstylnych osiągnął w ramach działań związanych ze zbieraniem i zgłaszaniem produktów „Kēqiáo Youxuan” on-line współpracę i widoczność procesów; dokumentacja deklaracyjna jest gromadzona online, a status kontroli można śledzić, co znacznie zmniejszyło ilość komunikacji dotyczącej uzupełnień i poprawek. Wokół głównych ścieżek, takich jak deklaracja kategorii czy przesyłanie załączników, opinie z linii frontowej stały się bardziej jasne, a strona zarządzająca może dokonywać retrospektywnych analiz na podstawie stanów. Później, w zależności od zmian w działalności, możliwe będzie rozszerzenie raportów, dotarcie wiadomości czy otwarcie interfejsów, chroniąc tym samym istniejące inwestycje.
Linki związane z projektem: https://kqyx.wtmc.org.cn.